طبقه بندی حسابها در حسابداری یعنی سازمان دهی حسابهای مالی از سطح کلی به جزئی، بهگونهای که ثبت رویدادهای مالی، کنترل حسابها و تهیه گزارشهای مختلف سادهتر و دقیقتر شود. برای اینکه این ساختار در عمل قابل استفاده باشد، باید با کدینگ حسابداری و نحوه کدگذاری حسابها آشنا شوید. در ساختار رایج سیستمهای حسابداری، حسابها میتوانند از سطوحی مانند گروه حساب، حساب کل، حساب معین و حساب تفصیلی تشکیل شوند.
فهرست مطالب
هرچه از گروه حساب به سمت حساب تفصیلی حرکت کنیم، اطلاعات دقیقتر میشود. برای مثال:
داراییهای جاری ← موجودی نقد و بانک ← بانکها ← حساب بانک ملت
به چنین ساختار سلسله مراتبی در برخی منابع و نرم افزارها حسابداری چند سطحی نیز گفته میشود. البته طبقه بندی حسابها فقط به کل، معین و تفصیلی محدود نیست. حسابها را از نظر نوع اقتصادی نیز میتوان به دارایی، بدهی، حقوق مالکانه، درآمد و هزینه و از نظر دوره نگهداری مانده به حسابهای دائمی و موقت تقسیم کرد.
در ادامه این مقاله از سیستم حسابداری محک ابتدا انواع طبقه بندی حسابها را بررسی میکنیم و سپس به سراغ سطوح حسابداری و تفاوت حساب کل، معین و تفصیلی میرویم.
طبقه بندی حسابها در حسابداری چیست؟
در هر کسب و کار تعداد زیادی رویداد مالی رخ میدهد؛ از خرید کالا و پرداخت اجاره گرفته تا دریافت وجه از مشتری، پرداخت بدهی، خرید تجهیزات و ثبت هزینه حقوق کارکنان. اگر تمام این رویدادها بدون ساختار مشخص ثبت شوند، تهیه یک گزارش قابل فهم بسیار دشوار خواهد شد. به همین دلیل حسابهای مشابه در دستهها و سطوح مشخص قرار میگیرند. برای مثال یک شرکت ممکن است چند حساب بانکی داشته باشد. مدیر مالی گاهی فقط میخواهد بداند مجموع موجودی بانکها چقدر است و گاهی به مانده یک حساب بانکی مشخص نیاز دارد.
ساختار چندسطحی اجازه میدهد هر دو نوع گزارش تهیه شود:
- در سطح بالاتر، مجموع اطلاعات مشاهده شود.
- در سطح پایینتر، جزئیات یک حساب، شخص، بانک یا موضوع مشخص بررسی شود.
این همان هدف اصلی طبقه بندی حسابها در حسابداری است.
حسابداری چند سطحی چیست؟
حساب و کتاب خود را محک بزنید
نرم افزار حسابداری محک ویژه +200 گروه شغلی
دریافت دمو و مشاوره رایگان نرم افزار حسابداری محک
در صورت تمایل به دریافت مشاوره رایگان و مشاهده دمو نرم افزار حسابداری محک، لطفا فرم زیر را تکمیل نمایید.
اصطلاح حسابداری چند سطحی معمولاً به ساختار حسابهایی اشاره دارد که اطلاعات مالی را در چند سطح از کلی به جزئی سازماندهی میکند.
برای نمونه:
گروه حساب ← حساب کل ← حساب معین ← حساب تفصیلی
در برخی سیستمها بعد از حساب تفصیلی نیز سطوح تحلیلی بیشتری برای اشخاص، پروژهها، مراکز هزینه یا سایر اطلاعات موردنیاز تعریف میشود. بنابراین حسابداری چند سطحی را نباید یک شاخه مستقل از حسابداری مانند حسابداری مالی، صنعتی یا مدیریت دانست. این اصطلاح بیشتر برای توصیف ساختار سلسلهمراتبی حسابها و کدینگ آنها کاربرد دارد. تعداد سطوح نیز برای تمام شرکتها یکسان نیست. نوع فعالیت، حجم عملیات، نیازهای گزارشگیری و امکانات نرمافزار حسابداری تعیین میکند که یک کسبوکار تا چه سطحی به تفکیک حسابها نیاز داشته باشد. برای درک بهتر سطوح حساب، مطالعه مقاله انواع دفاتر حسابداری کمک میکند تفاوت دفتر کل، دفتر معین و دفتر تفصیلی روشنتر شود.
انواع طبقه بندی حسابها در حسابداری
اصطلاح «طبقهبندی حسابها» میتواند به چند نوع دستهبندی متفاوت اشاره کند. برای جلوگیری از اشتباه، بهتر است این طبقهبندیها را از هم جدا کنیم.
طبقهبندی براساس نوع حساب
یکی از مهمترین تقسیمبندیها، گروهبندی حسابها براساس نقش اقتصادی آنهاست.
پنج گروه پایه عبارتاند از:
| نوع حساب | مفهوم کلی | نمونه |
|---|---|---|
| دارایی | منابع اقتصادی تحت کنترل واحد تجاری | بانک، صندوق، موجودی کالا، تجهیزات |
| بدهی | تعهدات واحد تجاری | حسابهای پرداختنی، وام |
| حقوق مالکانه | سهم مالکان از خالص داراییها | سرمایه، سود انباشته |
| درآمد | افزایش منافع اقتصادی ناشی از فعالیت واحد | فروش کالا، درآمد خدمات |
| هزینه | منابع مصرفشده برای کسب درآمد و اداره فعالیت | اجاره، حقوق، تبلیغات |
معادله پایه حسابداری نیز رابطه بین دارایی، بدهی و حقوق مالکانه را نشان میدهد:
دارایی = بدهی + حقوق مالکانه
درآمد و هزینه نیز از طریق سود یا زیان دوره بر حقوق مالکانه اثر میگذارند. اگر میخواهید بدانید هر حساب در کدام سمت ثبت میشود، مقاله ماهیت حساب ها در حسابداری را لینک کنید.
طبقه بندی حسابها به دائمی و موقت
دستهبندی دیگری که در حسابداری استفاده میشود، تقسیم حسابها به دائمی و موقت است.
حسابهای دائمی
مانده حسابهای دائمی در پایان دوره مالی از بین نمیرود و به دوره مالی بعد منتقل میشود.
مانند:
- داراییها؛
- بدهیها؛
- حقوق مالکانه.
حسابهای موقت
حسابهای موقت مربوط به عملکرد یک دوره مالی هستند و در فرآیند بستن حسابهای پایان دوره بسته میشوند.
مهمترین نمونهها:
- درآمدها؛
- هزینهها.
برای مثال «هزینه اجاره سال ۱۴۰۵» مربوط به عملکرد همان دوره است و مانده آن بهعنوان هزینه اجاره به سال بعد منتقل نمیشود.
این تقسیمبندی با سطوح کل، معین و تفصیلی متفاوت است. «دائمی یا موقت بودن» درباره رفتار حساب در پایان دوره مالی صحبت میکند، در حالی که «کل، معین و تفصیلی» میزان جزئیات حساب را مشخص میکنند.
تفاوت طبقه بندی حسابها با ماهیت حساب چیست؟
یکی از خطاهای رایج، یکی دانستن سطح حساب با ماهیت حساب است.
سطح حساب مشخص میکند اطلاعات در چه میزان از جزئیات قرار دارند:
کل ← معین ← تفصیلی
اما ماهیت حساب مشخص میکند افزایش و کاهش یک حساب در کدام سمت ثبت میشود و مانده عادی آن بدهکار است یا بستانکار.
برای نمونه حساب «بانک» معمولاً در گروه دارایی قرار دارد و ماهیت بدهکار دارد؛ اما در ساختار کدینگ ممکن است خود بانک در سطح معین و حساب بانکی مشخص در سطح تفصیلی تعریف شده باشد.
بنابراین این دو پرسش متفاوت هستند:
این حساب در چه سطحی قرار دارد؟
و:
ماهیت این حساب چیست؟
سطوح حسابداری کداماند؟
در بسیاری از ساختارهای کدینگ مورد استفاده در نرمافزارهای حسابداری ایران، حسابها به شکل سلسلهمراتبی سازماندهی میشوند:
گروه حساب → حساب کل → حساب معین → حساب تفصیلی
این ساختار در منابع مختلف حسابداری و همچنین مطالب مرتبط با کدینگ حسابداری محک دیده میشود. با این حال، تعداد سطوح و طول کد هر سطح یک عدد جهانی و ثابت نیست و میتواند براساس طراحی سیستم متفاوت باشد.
1. گروه حساب چیست؟
گروه حساب بالاترین سطح در ساختار کدینگ است و چند حساب مرتبط را در یک طبقه کلی قرار میدهد.
برای مثال میتوان گروههایی مانند این موارد داشت:
- داراییهای جاری؛
- داراییهای غیرجاری؛
- بدهیهای جاری؛
- بدهیهای غیرجاری؛
- حقوق مالکانه؛
- درآمدها؛
- هزینهها.
هدف گروه حساب ارائه تصویری بسیار کلی از ساختار مالی کسب و کار است.
برای مثال اگر مدیر فقط بخواهد مجموع داراییهای جاری را مشاهده کند، نیازی ندارد اطلاعات تک تک بانکها، صندوقها و مشتریان را بررسی کند.
2. حساب کل چیست؟
حساب کل یک سطح پایینتر از گروه حساب قرار دارد و یک دسته مشخصتر از اطلاعات مالی را نشان میدهد.
برای مثال زیر گروه «داراییهای جاری» ممکن است حسابهای کلی مانند این موارد قرار داشته باشند:
- موجودی نقد و بانک؛
- حسابها و اسناد دریافتنی؛
- موجودی کالا؛
- پیشپرداختها.
حساب کل هنوز اطلاعات را بهصورت نسبتاً خلاصه نمایش میدهد و برای مشاهده جزئیات بیشتر از حسابهای معین استفاده میشود.
3. حساب معین چیست؟
حساب معین زیر مجموعه حساب کل است و اطلاعات آن را به بخشهای جزئیتر تقسیم میکند.
فرض کنید حساب کل شرکت «موجودی نقد و بانک» باشد.
حسابهای معین آن میتوانند شامل مواردی مانند:
- صندوق
- تنخواه
- بانکها
باشند.
یا اگر حساب کل «حسابها و اسناد دریافتنی» باشد، میتوان براساس ساختار کدینگ شرکت حسابهای معینی برای انواع مطالبات تعریف کرد. وجود حساب معین باعث میشود حسابدار مجبور نباشد برای مشاهده هر جزئیات کوچک، ساختار حساب کل را بیش از حد گسترده کند.
4. حساب تفصیلی چیست؟
حساب تفصیلی برای نمایش جزئیات بیشتر حسابهای مالی استفاده میشود.
برای مثال:
- گروه: داراییهای جاری
- کل: موجودی نقد و بانک
- معین: بانکها
- تفصیلی: بانک ملت – حساب جاری شرکت
یا:
- گروه: داراییهای جاری
- کل: حسابهای دریافتنی
- معین: مشتریان
- تفصیلی: شرکت نمونه
در این سطح میتوان مشخص کرد یک مانده دقیقاً مربوط به کدام شخص، حساب بانکی یا موضوع تحلیلی است. در بعضی نرم افزارها سطوح تفصیلی بیشتری نیز وجود دارد. بنابراین نباید «تفصیلی» را الزاماً آخرین سطح ممکن در تمام سیستمهای حسابداری دانست.
مثال کامل طبقه بندی حسابها
یک نمونه ساده میتواند ساختاری شبیه جدول زیر داشته باشد:
| سطح | نمونه |
|---|---|
| گروه حساب | داراییهای جاری |
| حساب کل | موجودی نقد و بانک |
| حساب معین | بانکها |
| حساب تفصیلی | بانک ملت – حساب جاری |
مثال دوم:
| سطح | نمونه |
|---|---|
| گروه حساب | داراییهای جاری |
| حساب کل | حسابها و اسناد دریافتنی |
| حساب معین | حسابهای دریافتنی تجاری |
| حساب تفصیلی | مشتری الف |
این مثالها صرفاً برای درک ساختار هستند. نام سرفصلها و نحوه طراحی کدینگ یک شرکت ممکن است متناسب با فعالیت و نیازهای گزارشگیری آن متفاوت باشد.
کدینگ حسابداری چه ارتباطی با طبقه بندی حسابها دارد؟
طبقهبندی حسابها مشخص میکند هر حساب در کدام گروه و زیرگروه قرار بگیرد.
کدینگ حسابداری مرحلهای است که برای این ساختار، کد یا شناسه مشخص تعریف میکند.
برای مثال فرضی:
- 1: داراییهای جاری
- 11: موجودی نقد و بانک
- 1101: بانکها
- 110101: حساب بانک ملت
عددهای فوق فقط مثال هستند و هیچ الزام عمومی وجود ندارد که تمام شرکتها دقیقاً از همین تعداد رقم یا همین کدها استفاده کنند.
کدینگ حسابداری باید بهگونهای طراحی شود که:
- حسابها بهسادگی شناسایی شوند؛
- امکان اضافه کردن حساب جدید وجود داشته باشد؛
- گزارشگیری دچار آشفتگی نشود؛
- ساختار حسابها با رشد کسبوکار قابل توسعه باشد.
حساب تفصیلی شناور چیست؟
در ساختار سنتی، ممکن است یک حساب تفصیلی مستقیماً زیر یک حساب معین مشخص تعریف شود. اما این روش در بعضی شرایط باعث تکرار میشود. فرض کنید «شرکت الف» هم مشتری شما باشد، هم تأمینکننده و هم اسناد دریافتنی یا پرداختنی مرتبط با آن داشته باشید. اگر برای هر ارتباط مجبور باشید شرکت الف را دوباره تعریف کنید، اطلاعات یک شخص در چند بخش تکرار میشود.
در سیستمهایی که از تفصیلی شناور استفاده میکنند، یک شخص، پروژه، مرکز هزینه یا موضوع تحلیلی میتواند مستقل تعریف شود و در صورت نیاز به حسابهای معین مرتبط متصل شود. مزیت اصلی این روش کاهش تعریفهای تکراری و امکان گزارشگیری یکپارچهتر است. نحوه پیادهسازی تفصیلی شناور به نرمافزار حسابداری بستگی دارد؛ بنابراین نباید تصور کرد ساختار و تعداد سطوح شناور در تمام نرم افزارها یکسان است.
تفاوت حساب تفصیلی ثابت و شناور چیست؟
بهصورت ساده:
| ویژگی | تفصیلی ثابت | تفصیلی شناور |
|---|---|---|
| ارتباط با حساب معین | معمولاً وابسته به یک ساختار مشخص | قابلیت ارتباط با چند حساب مرتبط |
| احتمال تعریف تکراری | بیشتر | کمتر |
| انعطاف گزارشگیری | محدودتر | بیشتر |
| مناسب برای | ساختارهای ساده | اشخاص، پروژهها و اطلاعات مشترک بین چند حساب |
حسابداری چند سطحی چند سطح دارد؟
برای این سؤال یک عدد ثابت وجود ندارد.
ساختار پایه در بسیاری از سیستمها میتواند شامل:
گروه + کل + معین + تفصیلی
باشد.
اما یک شرکت پیمانکاری ممکن است علاوه بر آن بخواهد اطلاعات را براساس:
- پروژه
- پیمانکار
- مرکز هزینه
- قرارداد
- شعبه
نیز تحلیل کند.
در مقابل، یک کسبوکار کوچک ممکن است به چنین سطحی از جزئیات نیاز نداشته باشد. بنابراین تعداد سطوح باید از نیاز گزارشگیری شروع شود، نه از این تصور که هرچه تعداد سطحها بیشتر باشد سیستم حسابداری حرفهایتر است.
طبقه بندی حسابها باید چگونه طراحی شود؟
یک ساختار مناسب باید هم بهاندازه کافی جزئی باشد و هم از پیچیدگی غیرضروری جلوگیری کند.
نیازهای گزارشگیری را مشخص کنید
ابتدا مشخص کنید مدیر، حسابدار، حسابرس یا سایر استفادهکنندگان چه گزارشهایی نیاز دارند. اگر مدیریت دائماً هزینه هر پروژه را جداگانه بررسی میکند، ساختار حساب باید امکان استخراج همین اطلاعات را فراهم کند.
از ایجاد حسابهای تکراری جلوگیری کنید
تعریف چند حساب با نامهای مشابه یکی از مشکلات رایج کدینگ ضعیف است.
برای مثال وجود همزمان حسابهایی مانند:
- هزینه تلفن؛
- هزینه تلفن شرکت؛
- تلفن دفتر؛
بدون دلیل گزارشگیری مشخص باعث سردرگمی میشود.
سطح حساب را با موضوع تحلیلی اشتباه نگیرید
گاهی برای هر شخص یا پروژه یک سرفصل جدید در ساختار اصلی ساخته میشود، در حالی که استفاده از سطح تفصیلی یا بعد تحلیلی مناسب میتواند ساختار را سادهتر نگه دارد.
امکان توسعه آینده را در نظر بگیرید
اگر ساختار کدینگ بدون ظرفیت توسعه طراحی شود، با اضافه شدن شعبه، محصول، پروژه یا فعالیت جدید ممکن است نیاز به بازطراحی گسترده حسابها ایجاد شود.
نام حسابها را شفاف انتخاب کنید
نام هر حساب باید بهگونهای باشد که حسابدار دیگری نیز بتواند بدون حدس زدن متوجه کاربرد آن شود.
چرا طبقه بندی حسابها اهمیت دارد؟
یک ساختار حساب مناسب چند مزیت عملی دارد:
- ثبت اسناد مالی منظمتر میشود.
- گزارشهای خلاصه و تفصیلی راحتتر تهیه میشوند.
- پیدا کردن گردش و مانده حسابها سریعتر میشود.
- احتمال تعریف حسابهای تکراری کاهش پیدا میکند.
- کنترل حساب اشخاص، بانکها و سایر موضوعات سادهتر میشود.
- مقایسه اطلاعات مالی دورههای مختلف آسانتر خواهد بود.
- توسعه سیستم حسابداری با رشد کسبوکار مدیریتپذیرتر میشود.
اما طبقهبندی بیش از حد نیز مفید نیست. ایجاد سطحها و حسابهایی که هیچ نیاز واقعی گزارشگیری را پاسخ نمیدهند، میتواند سیستم مالی را پیچیدهتر کند.
طبقه بندی حسابها در نرم افزار حسابداری
در نرم افزار حسابداری، طبقهبندی حسابها اهمیت بیشتری پیدا میکند؛ زیرا ثبت سند، گزارشگیری، کنترل گردش حسابها و بسیاری از عملیات مالی براساس همین ساختار انجام میشوند.
در صفحات فعلی مرتبط با کدینگ نرمافزار حسابداری محک، امکان کار با ساختارهایی شامل گروه حساب، سطوح معین و تفصیلی و همچنین کدهای شناور توضیح داده شده است. بنابراین کسب و کار میتواند براساس نیاز خود اطلاعات مالی را از سطح کلی تا جزئیتر سازماندهی و گزارش کند. نکته مهم این است که نرم افزار به تنهایی یک کدینگ نامناسب را اصلاح نمیکند. ابتدا باید ساختار حسابها براساس نوع فعالیت و نیازهای گزارشگیری طراحی شود و سپس در سیستم حسابداری پیادهسازی گردد. در نرم افزار حسابداری شرکتی محک، امکاناتی مانند تفصیلی یکتا، کدینگ درختی، ثبت گروهی اسناد و گزارش ترازنامه و سود و زیان برای شرکتها ارائه شده است.
تفاوت حساب کل، معین و تفصیلی در یک نگاه
| ویژگی | حساب کل | حساب معین | حساب تفصیلی |
|---|---|---|---|
| میزان جزئیات | کلی | متوسط | جزئی |
| جایگاه | زیر گروه حساب | زیر حساب کل | زیر یا مرتبط با حساب معین |
| کاربرد | گزارشهای کلی | تفکیک حساب کل | شناسایی جزئیات |
| مثال | موجودی نقد و بانک | بانکها | حساب بانک ملت |
| نوع گزارش | خلاصهتر | تحلیلیتر | جزئیتر |
اگر تنها یک نکته از این جدول به خاطر بسپارید، این باشد:
هرچه در ساختار حسابها پایینتر میرویم، اطلاعات جزئیتر میشود.
جمعبندی
طبقه بندی حسابها در حسابداری روشی برای سازمان دهی اطلاعات مالی است تا بتوان یک رویداد را هم در سطح کلی و هم در سطح جزئی بررسی کرد.
در ساختار رایج حسابداری چند سطحی، حسابها میتوانند به ترتیب در سطوح:
گروه حساب → حساب کل → حساب معین → حساب تفصیلی
قرار بگیرند.
گروه و حساب کل اطلاعات کلیتری ارائه میکنند، حساب معین جزئیات حساب کل را مشخص میکند و حساب تفصیلی برای شناسایی دقیقتر اشخاص، حسابهای بانکی، پروژهها یا سایر موارد موردنیاز استفاده میشود. در کنار این ساختار، حسابها از دیدگاههای دیگری نیز به دارایی، بدهی، حقوق مالکانه، درآمد و هزینه یا حسابهای دائمی و موقت تقسیم میشوند. این دستهبندیها نباید با سطوح کدینگ اشتباه گرفته شوند. در نهایت، یک سیستم حسابداری چندسطحی زمانی مفید است که تعداد سطوح آن براساس نیاز واقعی کسبوکار طراحی شود؛ نه اینکه صرفاً برای افزایش جزئیات، حسابها و زیرحسابهای بیشتری ایجاد شود.
